Cómo localizar el número de registro de una instalación PCI para cambiar de titularidad en la Comunidad de Madrid
Introducción
Cuando una empresa o un profesional cesa su actividad en un local arrendado, es habitual que las instalaciones existentes permanezcan en el establecimiento y pasen a ser utilizadas por un nuevo titular.
Estas instalaciones pueden incluir sistemas de protección contra incendios, instalaciones eléctricas de baja tensión, instalaciones de climatización o instalaciones interiores de suministro de agua. Sin embargo, el nuevo titular no siempre recibe los certificados, proyectos, justificantes de registro o documentos de puesta en servicio correspondientes.
Este problema resulta especialmente frecuente en las instalaciones de protección contra incendios. Para tramitar el cambio de titularidad de una instalación PCI a través de una Entidad de Inspección y Control Industrial —EICI— es necesario identificar previamente la instalación y conocer su número de registro o de expediente.
Cuando este dato se desconoce, no se debe iniciar una nueva legalización sin comprobar antes si la instalación ya figura inscrita. La solución consiste en solicitar a la Comunidad de Madrid los antecedentes administrativos de la instalación.
En este artículo explicamos cómo localizar el número de registro de una instalación PCI existente y qué documentación conviene aportar para poder tramitar posteriormente su cambio de titularidad.
¿Por qué es necesario conocer el número de registro de la instalación PCI?
El número de registro permite identificar administrativamente la instalación de protección contra incendios inscrita en la Comunidad de Madrid.
Este dato puede resultar necesario para realizar trámites como:
- El cambio de titularidad de la instalación PCI.
- La modificación o ampliación de una instalación existente.
- La obtención de un duplicado del certificado de registro.
- La comprobación de la documentación presentada durante su puesta en servicio.
- La regularización de una instalación contra incendios.
- La comunicación de determinadas inspecciones reglamentarias.
La puesta en servicio de las instalaciones PCI de establecimientos no industriales en la Comunidad de Madrid se tramita mediante una EICI. Estas entidades están autorizadas para intervenir en los procedimientos de registro de determinadas instalaciones reglamentarias.
¿Dónde puede aparecer el número de registro de una instalación PCI?
Antes de solicitar los antecedentes administrativos, conviene revisar toda la documentación disponible del establecimiento.
El número de registro o de expediente podría aparecer en alguno de los siguientes documentos:
- Certificado de registro o puesta en servicio de la instalación PCI.
- Proyecto o memoria técnica de protección contra incendios.
- Certificado emitido por la empresa instaladora.
- Certificado de dirección de obra.
- Contrato de mantenimiento de la instalación.
- Actas de inspección periódica.
- Licencia de actividad o documentación municipal.
- Informes emitidos por un organismo de control.
- Comunicaciones anteriores de la EICI que tramitó el expediente.
- Documentación aportada por el propietario o por el anterior titular.
Si no se dispone de ninguno de estos documentos o el número no aparece claramente identificado, será necesario solicitar los antecedentes a la Administración.
Cómo solicitar los antecedentes de una instalación PCI en la Comunidad de Madrid
La Comunidad de Madrid dispone del procedimiento denominado:
“Información, duplicados y reclamaciones de instalaciones de seguridad”
El trámite tiene la referencia 87934 y comprende, entre otras, las instalaciones de protección contra incendios en establecimientos no industriales. Permite solicitar antecedentes de registro, certificados de instalación, proyectos y duplicados de documentos.
En el formulario debe seleccionarse la opción:
“Solicitud de antecedentes o duplicados de instalaciones”
Esta opción es la adecuada cuando se necesita localizar una instalación registrada, obtener información sobre su expediente o recuperar la documentación necesaria para tramitar un cambio de titularidad.
Texto orientativo para solicitar el número de registro
En la solicitud puede incluirse un texto similar al siguiente:
Se solicita la localización de los antecedentes administrativos de la instalación de protección contra incendios existente en el establecimiento indicado y la comunicación de su número de registro o número de expediente, con objeto de tramitar posteriormente el cambio de titularidad de la instalación a través de una Entidad de Inspección y Control Industrial. Subsidiariamente, se solicita información sobre la documentación disponible y, en su caso, un duplicado del certificado o documento de inscripción.
La descripción debe ser suficientemente clara para que la Administración pueda localizar el expediente, especialmente cuando no se conoce el titular con el que se registró inicialmente la instalación.
Datos que conviene aportar para localizar la instalación
Aunque se desconozca el número de registro PCI, es recomendable facilitar toda la información disponible:
- Dirección completa del establecimiento.
- Municipio y código postal.
- Planta, puerta, local o identificación concreta del inmueble.
- Referencia catastral.
- Nombre o razón social del anterior titular.
- NIF o CIF del anterior titular, cuando se conozca.
- Nombre o razón social del nuevo titular.
- Actividad desarrollada anteriormente.
- Actividad que se pretende desarrollar.
- Fecha aproximada de ejecución o puesta en servicio de la instalación.
- Empresa instaladora o mantenedora de protección contra incendios.
- EICI que pudo tramitar inicialmente la instalación.
- Número de licencia de actividad o de expediente municipal.
- Datos de inspecciones periódicas anteriores.
Cuantos más datos se aporten, mayores serán las posibilidades de localizar correctamente la inscripción.
Documentación que debe acompañar a la solicitud
La Comunidad de Madrid exige que la persona solicitante acredite su condición de interesada. También deberá acreditarse la representación cuando la solicitud se presente a través de un técnico, gestor o representante autorizado.
Entre la documentación que puede aportarse se encuentra:
- Contrato de arrendamiento.
- Escritura de propiedad.
- Documento de cesión del establecimiento.
- Contrato de compraventa.
- Documento que acredite el cambio de titular de la actividad.
- Autorización de representación.
- Licencia o declaración responsable de actividad.
- Certificados antiguos de la instalación.
- Contrato de mantenimiento PCI.
- Actas de inspección.
- Cualquier documento que permita relacionar al solicitante con el establecimiento.
Pueden solicitar los antecedentes la persona o entidad titular de la instalación, la arrendataria, la usuaria o cualquier persona que acredite un interés legítimo.
¿Cómo se presenta la solicitud?
La solicitud puede presentarse electrónicamente mediante la Cuenta Digital de la Comunidad de Madrid. Para completar la presentación es necesario rellenar el formulario, adjuntar la documentación y firmar electrónicamente la solicitud.
Las personas que no estén obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración también pueden utilizar las vías presenciales habilitadas.
La solicitud de información o antecedentes no requiere inicialmente el pago de tasas. No obstante, si se solicita un duplicado del certificado, una copia completa del expediente o el acceso a determinada documentación, la Administración puede exigir posteriormente el abono de la tasa correspondiente.
¿Qué ocurre después de presentar la solicitud?
Una vez presentada la solicitud pueden darse varias situaciones.
La instalación aparece inscrita
Si la Comunidad de Madrid localiza la instalación, notificará al interesado los datos disponibles en el registro.
Esta información puede incluir:
- El número de registro o de expediente.
- El titular con el que se inscribió la instalación.
- La fecha de puesta en servicio.
- La EICI que realizó la tramitación.
- La existencia de certificados, proyectos u otros documentos.
Con estos datos podrá iniciarse posteriormente el cambio de titularidad de la instalación PCI.
El expediente se encuentra archivado
En algunos casos, especialmente cuando se trata de instalaciones antiguas, la documentación puede encontrarse en el Archivo Regional o en poder de la EICI que realizó la tramitación.
La Comunidad de Madrid informará sobre la forma de ampliar la consulta o acceder a la documentación disponible.
No se localiza la instalación
Si la Administración no encuentra antecedentes con los datos aportados, comunicará que la instalación no ha podido ser localizada.
Esta respuesta no significa necesariamente que la instalación nunca se registrara. Puede ocurrir que:
- Se registrara con una dirección diferente.
- Figure a nombre de un titular anterior.
- El local tuviera otra numeración.
- Se tramitara conjuntamente con el edificio completo.
- Existan errores en los datos históricos.
- La documentación sea muy antigua y no esté digitalizada.
En este caso conviene revisar nuevamente la documentación, consultar al propietario y contactar con posibles EICI o empresas instaladoras que hubieran intervenido.
Consulta paralela a una EICI
Además de solicitar los antecedentes a la Comunidad de Madrid, es recomendable consultar a una EICI autorizada.
Para intentar localizar el expediente se le pueden facilitar datos como:
- La dirección del establecimiento.
- La referencia catastral.
- El titular anterior.
- La fecha aproximada de puesta en servicio.
- La empresa instaladora o mantenedora.
- Cualquier certificado o acta disponible.
Si se identifica la EICI que tramitó inicialmente el registro, puede resultar más sencillo recuperar la documentación o confirmar el número de expediente.
¿Qué hacer si la instalación PCI nunca fue registrada?
Si finalmente se confirma que no existen antecedentes registrales, deberá estudiarse la situación técnica y administrativa de la instalación.
Dependiendo del caso, podría ser necesario:
- Legalizar la instalación PCI existente.
- Elaborar un proyecto o memoria técnica.
- Emitir nuevos certificados de instalación.
- Realizar una inspección por un organismo de control.
- Adaptar la instalación al Reglamento de instalaciones de protección contra incendios.
- Subsanar deficiencias.
- Tramitar una nueva puesta en servicio.
- Regularizar las modificaciones realizadas sin registrar.
La solución dependerá de la antigüedad de la instalación, el uso del establecimiento, los sistemas instalados y la documentación que pueda recuperarse.
No debe presentarse una nueva legalización sin comprobar previamente si existe una inscripción anterior, ya que podrían generarse duplicidades o incoherencias entre expedientes.
Diferencia entre cambio de titularidad y nueva legalización de una instalación PCI
El cambio de titularidad no equivale a legalizar una instalación nueva.
En un cambio de titularidad se mantiene, con carácter general, la instalación ya registrada y se actualizan los datos de la persona física o jurídica responsable.
En cambio, puede ser necesario tramitar una nueva legalización o una modificación cuando:
- La instalación no está registrada.
- Se han realizado ampliaciones o reformas.
- Se han instalado nuevos sistemas de protección contra incendios.
- Se ha producido un cambio de uso relevante.
- La documentación existente no se corresponde con la instalación real.
- La instalación presenta incumplimientos que deben corregirse.
Por ello, antes de iniciar el trámite, conviene comprobar tanto los antecedentes administrativos como el estado real de la instalación.
Conclusión
Cuando se desconoce el número de registro de una instalación PCI existente, el primer paso debe ser solicitar sus antecedentes administrativos a la Comunidad de Madrid.
El procedimiento “Información, duplicados y reclamaciones de instalaciones de seguridad” permite localizar instalaciones de protección contra incendios registradas en establecimientos no industriales y obtener los datos necesarios para tramitar posteriormente el cambio de titularidad.
Aportar la dirección completa, la referencia catastral, los datos del anterior titular y toda la documentación disponible facilitará la búsqueda del expediente.
Solo cuando se confirme que no existen antecedentes deberá valorarse la legalización o regularización de la instalación PCI mediante una EICI y, cuando corresponda, con la intervención de una empresa instaladora, un técnico competente y un organismo de control.